Sistem IT Dotco Express Dirancang Khusus Fleksibel, Sesuai Kebutuhan Pelanggan

Saat bekerja di salah satu perusahaan ekspedisi beberapa waktu yang lalu. Ada sebuah kejadian yang dua kali terjadi dengan kasus yang sama, selama saya di perusahaan tersebut.

Case-nya adalah ada dua paket yang salah input. Paket A terinput alamat B dan paket B terinput alamat A. Paket A ini harusnya ke Jawa Timur nyampe ke Jawa Barat dan Paket B harusnya di Jawa Barat malah sampe di Jawa Timur.

Memang ini merupakan kesalahan di awal waktu penginputan. Bisa jadi tim input keletihan sehingga salah dalam penginputan alamat sipenerima paket.

Pada perusahaan saya sebelum bekerja di perusahaan ini, untuk solusi persoalan ini adalah tim entry kembali input namun dari Jawa Barat input atas nama A dengan tujuan Jawa Timur dan paket yang di Jawa Timur input ke tujuan B dengan alamat di Jawa Barat. Nanti masing-masing resi di kirimkan ke staf di cabang Jawa Timur dan Jawa Barat. Setelah resi yang betul ditempel kemudian masing-masing resi langsung di berangkatkan dengan tujuan aslinya dari masing-masing tujuan tersebut.

Hal ini sangat berbeda dari solusi yang bisa di berikan oleh perusahaan yang terakhir saya bekerja. Kedua paket harus dikembalikan dahulu ke sipengirim. Tentu ini akan membuat lama paket sampai ke tujuan, dan tentunya klien akan semakin kesal. Setelah paket sampai di tangan pengirim kembali baru diinput resi yang sesuai dengan alamat yang sebenarnya.

Dotco Express dalam hal ini memberikan solusi, penginputan bisa dilakukan oleh klien atau tim dotco express sendiri. Tentunya, jika sipengirim yang lakukan input langsung di sistem Dotco Express bisa di pastikan akan sedikit terjadi kesalahan penginputan seperti kejadian di atas.

Amit-amit jika hal tersebut misalkan terjadi. Nantinya Tim Dotco Express akan menggratiskan ongkir kiriman dari awal dan menggratiskan ongkir pengganti alamat yang sesuai. Paket akan di cetak resi kembali, dan tim di tujuan akan diinstruksikan kirim paket dengan resi baru langsung dari sana untuk alamat yang sesuai dengan alamat yang sebenarnya.

Kejadian selanjutnya, berupa kiriman Cash On Delivery (COD).

Di awal sipengirim input kiriman dengan status paket berupa COD, dengan nilai misalkan Rp. 100.000,- saja. Paket tersebut sudah di jemput kurir pada 1 Desember 2022 misalkan. Kemudian setelah paket di proses ke alamat tujuan, eh tau-tau sipenerima langsung transfer ke sipengirim. Biasanya jika begini yang terjadi, sipenerima sangat mengharapkan paket tersebut untuk di terima kan ya?

Namun, sistem nilai COD juga tidak bisa diganti. Ada dua opsi, pertama paket di return dahulu dan di ganti dengan paket non COD, atau sipengirim yang sudah mendapatkan uang dari sipenerima, langsung transfer uang COD ke kurir yang mengantarkan paket ke sipenerima tersebut. Jika sudah di transfer langsung ke rekening kurir, maka paket COD tersebut bisa diantarkan langsung, tanpa sipenerima serahkan uang COD-nya lagi.

Jika case ini terjadi, Dotco Express hanya tinggal ubah pada sistem nilai COD menjadi 0 sehingga pada sistem kurir juga tidak akan muncul adanya tagihan COD, sehingga paket hanya tinggal di antarkan saja.

Sistem ekspedisi tidak segampang itu untuk membuatnya, butuh pengalaman yang panjang di lapangan, agar sistem ekspedisi bisa fleksibel.

Sistem dibuat untuk memudahkan pekerjaan karyawan dan membuat nyaman pelanggan, sehingga kiriman mereka bisa cepat sampai, aman dan tentunya ongkos kirim terjangkau.

Persoalan dasar seperti sistem internal sebuah perusahaan ekspedisi seperti ini, bisa kelihatan dari pengalaman owner atau manajemennya selama ini. Semakin lama mereka berkecimpung di dunia ekspedisi tentunya mereka sudah terbayang dan merasakan kendala di lapangan seperti apa dan kebutuhan pelanggan seperti apa.

Baca Juga : Sekilas Tentang Pt. Bangkit Logistik Indonesia